很多人以为PDF只是个“看看而已”的格式，发个合同、传个简历，点开确认就完事了。但其实，PDF里可能藏着不少你看不到的问题——比如字体缺失、图片分辨率太低、不该有的水印、甚至敏感信息没删干净。这时候，一个靠谱的PDF检查工具就派上用场了。
为什么需要专门检查PDF？
你有没有遇到过这种情况：精心做的投标文件转成PDF发出去，结果对方打开发现文字变乱码，或者页眉页脚冒出一串内部编号？这很可能是因为生成PDF时没做完整检查。PDF看似稳定，实则在跨设备、跨系统传输中容易出现兼容性问题。尤其是正式场合使用的文档，哪怕一个小错都可能影响专业形象。
常见的PDF隐患有哪些？
字体嵌入不全是最常见的坑。你在自己电脑上看得好好的，别人那边却显示成方块字。另外，扫描类PDF如果分辨率低于150dpi，打印出来就是模糊一片。还有些人以为删掉了文本，其实数据还藏在文件属性或注释层里，用工具一挖就出来。更别说超大文件拖慢邮件发送，或者不支持在线预览的问题。
这些功能才是硬需求
真正好用的PDF检查工具，不会只告诉你“文件正常”。它得能逐项排查：字体是否完全嵌入、图像DPI是否达标、是否有未删除的批注或图层、文件大小是否优化、是否符合印刷或归档标准（比如PDF/A）。有些高级工具还能自动检测可访问性，比如有没有添加标签供视障人士阅读。
几个实用场景
设计师交稿前跑一遍检查，确保客户那边不会出偏色或缺字体；行政人员批量处理员工合同，用工具统一验证签名区域和加密级别；学术投稿前确认论文PDF符合期刊的格式规范。就连个人填表，也能避免上传失败或内容错位。
自己动手做个基础检查
如果你不想装软件，也可以用一些免费在线工具做初步筛查。比如通过浏览器开发者工具查看PDF元数据，或者用命令行工具pdfinfo快速获取信息：
pdfinfo report.pdf这条命令会输出页数、创建时间、作者、标题、是否加密等基本信息。再比如用pdffonts检查字体嵌入情况：
pdffonts summary.pdf输出结果里如果看到“no”标记，说明这个字体没嵌入，存在显示风险。
选工具别只看界面漂不漂亮
市面上很多PDF编辑器打着“全能”旗号，但检查功能往往藏得深、选项少。建议优先找那些提供详细报告输出的工具，最好能生成HTML或TXT格式的检查日志，方便存档或转交他人核对。对于企业用户，支持批量处理和规则自定义的工具更能省时间。
别再把PDF当成“最终形态”就直接发了。花一分钟做个检查，很多时候能省下后续十次沟通的成本。