效率不是忙，而是做完该做的事
每天上班打卡、列一堆待办事项，到晚上一看，真正划掉的没几个。这种“看起来很忙”的状态，其实效率很低。真正的效率，不在于你开了多少会、回了多少消息，而在于任务完成率——也就是你计划做的事，到底完成了多少。
为什么任务总完不成？
很多人习惯早上列十项任务，信心满满，结果到了下午只做了两三件。问题往往出在两个地方：一是任务太模糊，比如‘处理工作’这种没法落地的条目；二是高估自己的时间掌控力，以为一小时能干五件事。
举个例子，小李每天写‘整理资料’，但从来没拆解成‘下载报表、归类文件夹、发给主管确认’这些具体动作，结果拖了三天还没动。这就是典型的效率黑洞。
用数据说话：记录你的完成率
想知道自己效率如何，最直接的方法是连续一周记录每日计划任务数和实际完成数。可以简单做个表格：
<table border="1">
<tr><th>日期</th><th>计划任务数</th><th>完成数</th><th>完成率</th></tr>
<tr><td>周一</td><td>8</td><td>3</td><td>37.5%</td></tr>
<tr><td>周二</td><td>6</td><td>4</td><td>66.7%</td></tr>
<tr><td>周三</td><td>5</td><td>5</td><td>100%</td></tr>
</table>坚持几天，你会发现自己在某些时间段更容易完成任务，也能看出哪些类型的任务总是被拖延。
提高完成率的小技巧
把大任务切成小块。比如‘写报告’拆成‘查资料、列大纲、写引言、补充数据’几步，每完成一步就打个勾，心理压力小很多。
另外，每天只设3个核心任务。人精力有限，贪多必失。完成三个重点，比十个只做一半强得多。
还有就是善用工具。手机提醒、日程表、番茄钟App都不是摆设。设定25分钟专注时间，期间不碰手机，效率明显不一样。
别让虚假忙碌骗了自己
刷了一天邮件、参加三场可有可无的会议，表面很充实，但关键任务没推进，完成率照样难看。定期回头看看，哪些事占了时间却没产出，就该果断砍掉。
效率分析不是为了自我惩罚，而是看清节奏，找到适合自己的工作模式。完成率上去了，日子才不会白过。